Was braucht jetzt meine Aufmerksamkeit?
Nehmen wir ein fiktives Beispiel: Der Vertrieb möchte bessere Angebotsentwürfe, der Service verlässlichere Produktauskünfte und ein drittes Team bessere Besprechungsnotizen. Sie sollen entscheiden, wo die begrenzte Zeit Ihres Teams am besten eingesetzt ist. Dafür müssen Sie wissen, was heute schiefläuft und welches Ergebnis jeweils gebraucht wird.
Unser Vorschlag: Gehen Sie mit den Verantwortlichen je einen aktuellen Arbeitsablauf durch. Welche Ergebnisse kommen an, was muss jemand nacharbeiten, und wo handelt eine Anwendung außerhalb ihrer Freigabe? Dringende Probleme gehören sofort zur zuständigen Person. Die übrigen Verbesserungen können Sie anschließend vergleichen.[S1] Auch NIST verknüpft die Bestandsaufnahme mit Risikoprioritäten und der Frage, ob ein System seinen vorgesehenen Zweck erfüllt.[S2]
Nutzen und Aufwand werden an echter Arbeit sichtbar.
Die folgende Tabelle hilft Ihnen, die Anwendungen auf derselben Grundlage zu betrachten. Tragen Sie konkrete Beispiele und den betrachteten Zeitraum ein. Wo Angaben fehlen, entsteht zunächst eine Prüfaufgabe.
| Meine Frage je Anwendung | Was ich dafür festhalte |
|---|---|
| Welches Ergebnis braucht mein Team? | Die Aufgabe, wer das Ergebnis nutzt und wie die Arbeit ohne diese Anwendung erledigt würde. |
| Wie gut funktioniert das heute? | Genutzte Ergebnisse, Fehler und nötige Korrekturen aus einem normalen Arbeitszyklus. |
| Was kostet der laufende Betrieb? | Gebühren sowie Zeit für Prüfung, Nacharbeit, Wartung und Ausnahmefälle; Schätzungen kennzeichnen. |
| Wer darf entscheiden und eingreifen? | Die verantwortliche Person, erlaubte Handlungen und wer bei einem Ausfall übernimmt. |
| Was brauchen andere Anwendungen ebenfalls? | Gemeinsame Datenquellen, Schnittstellen, Berechtigungen oder Prüfungen. |
| Was entscheide ich als Nächstes? | Eine konkrete Verbesserung oder Prüfung, die zuständige Person, benötigte Zeit und das erwartete Ergebnis. |
Beim Werkzeug für Besprechungsnotizen fehlt im Beispiel die Zeit für Korrekturen. Lassen Sie diese beim nächsten normalen Einsatz erfassen, bevor Sie über einen Ausbau entscheiden. Die Lizenzgebühr ist nur ein Teil des Aufwands; unser Betriebskostenbeispiel zeigt, wie Sie menschliche Arbeit mitrechnen. Vergleichen Sie dabei passende Zeiträume: Ein Monatsbericht und ein täglich genutztes Werkzeug haben unterschiedlich viele Gelegenheiten, Nutzen zu zeigen.
Eine gemeinsame Datenquelle kann zwei Verbesserungen blockieren.
Vertrieb und Service finden im Beispiel dieselben veralteten Produktangaben. Beide Anwendungen lesen denselben alten Export. Bevor Sie zwei getrennte Projekte für bessere Prompts oder neue Modelle starten, lassen Sie diese Quelle prüfen. AWS empfiehlt bei KI-Portfolios ebenfalls, Abhängigkeiten zwischen Vorhaben zu berücksichtigen.[S3]
Für unser Beispiel heißt das: Vereinbaren Sie zuerst, wie fehlerhafte Entwürfe bis zur Klärung geprüft oder zurückgehalten werden. Dann erhält die Person, die den Produktexport betreut, den Korrekturauftrag. Anschließend testen Vertrieb und Service jeweils ihre eigenen Ergebnisse. Erst diese Prüfung zeigt, welche Fehler behoben sind und welche weitere Arbeit nötig ist.
Planen Sie die gemeinsame Quellenarbeit einmal ein und die beiden Anwendungstests getrennt. Falls dadurch dieselbe Nacharbeit entfällt, darf deren Einsparung auch nur einmal in die Rechnung eingehen. Die Anwendungen selbst können getrennt bleiben: Ein Angebot braucht andere Freigaben als eine Serviceantwort.
Welche Verbesserung gehe ich als Nächstes an?
Sobald dringende Probleme und Abhängigkeiten geklärt sind, vergleichen Sie den erwarteten Nutzen mit dem gesamten Änderungs- und Betriebsaufwand. Berücksichtigen Sie auch, ob Ihr Team die Verbesserung nutzen kann und die nötige Zeit hat. Microsoft nennt Nutzen, Machbarkeit und Akzeptanz als Kriterien für Agentenideen.[S4] Halten Sie neben jeder Bewertung fest, worauf sie beruht.
Aus dem fiktiven Beispiel ergibt sich so ein konkreter Arbeitsplan:
| Entscheidung | Nächster Schritt | Woran ich das Ergebnis erkenne |
|---|---|---|
| Gemeinsame Ursache zuerst prüfen | Betroffene Entwürfe absichern, Produktexport prüfen und korrigieren, beide Anwendungen testen. | Beide Anwendungen verwenden die geprüfte Quellenversion; jedes Team bewertet die neuen Entwürfe. |
| Fehlenden Aufwand erfassen | Bei den Besprechungsnotizen Korrekturzeit und brauchbare Ergebnisse im normalen Einsatz festhalten. | Aufwand und Ergebnis lassen sich mit der bisherigen Arbeitsweise vergleichen. |
| Modellwechsel vorerst zurückstellen | Nach der Quellenprüfung klären, welche Fehler übrig bleiben. Ein separat belegtes Modellproblem kann früher geprüft werden. | Ein konkreter verbleibender Fehler begründet den nächsten Test. |
Vereinbaren Sie für jeden Schritt eine verantwortliche Person und einen Prüftermin. Muss dieselbe Person mehrere Aufgaben übernehmen, braucht auch deren Zeit eine Reihenfolge. Ergibt die Prüfung, dass eine Anwendung nicht weitergeführt werden sollte, hilft unsere Entscheidungshilfe zum Pausieren, Überarbeiten und Abschalten bei der Übergabe der Arbeit.
Grundlage dieser Entscheidungshilfe
Das Beispiel ist fiktiv. Die Tabellen zeigen unser vorgeschlagenes Vorgehen auf Basis öffentlicher Leitfäden, keine gemessenen Kundenergebnisse oder validierte Rangfolge. Welche Verbesserung Vorrang hat, hängt von Ihren Belegen, Verpflichtungen und verfügbaren Personen ab.
Wählen Sie für Ihre nächste Besprechung zwei Anwendungen, die um dieselbe Zeit oder dieselben Daten konkurrieren. Füllen Sie die Tabelle gemeinsam mit den Verantwortlichen aus und vereinbaren Sie den ersten Schritt, dessen Ergebnis Sie beim nächsten Termin prüfen können.
