01 Beginnen Sie mit einer Aufgabe, die Ihr Team gut kennt
Ein Team braucht neue Laptops und schickt eine Anfrage an den Einkauf. Jemand muss daraus herauslesen, wie viele Geräte benötigt werden, welche Anforderungen gelten und wann sie da sein sollen. Fehlen Angaben, beginnt die Rückfrage. Das ist ein gewähltes Beispiel für eine erste Agentenrolle, kein beobachteter Kundenfall.
Der Agent könnte diese Anfragen vorbereiten: die Angaben zusammenstellen, die ursprüngliche Nachricht verlinken und Lücken kenntlich machen. Eine zuständige Person im Einkauf prüft das Ergebnis und entscheidet über den nächsten Schritt. Damit ist seine erste Aufgabe verständlich. „Den Einkauf effizienter machen“ wäre dafür zu ungenau.
Prüfen Sie zunächst, ob Sie überhaupt einen Agenten brauchen. Eine feste Regel, die jede Anfrage an ein Postfach weiterleitet, lässt sich auch ohne ihn automatisieren. Unsere Entscheidungshilfe zu Agent oder Automation hilft bei dieser Auswahl.
02 Legen Sie fest, was der Agent tun darf
Eine Anfrage vorzubereiten ist etwas anderes, als Laptops zu bestellen. Im Beispiel darf der Agent freigegebene Nachrichten lesen und die Angaben aufbereiten. Verbindliche Einkaufsentscheidungen bleiben bei einem Menschen. Diese Grenze gehört in die Rollenbeschreibung und muss technisch eingehalten werden.
Das meinen wir bei MING mit „Heuern statt deployen“ (englischer Artikel) : Der Agent bekommt einen Auftrag, passende Werkzeuge und eine Person, der er berichtet.[S1] Er arbeitet in einem bestehenden Team. Ihn als Kollegen zu behandeln hilft, seine Aufgabe zu gestalten; verantwortlich bleibt die zuständige Person.
03 Bestimmen Sie, wer den Agenten betreut und sein Ergebnis prüft
Die Person im Einkauf muss wissen, wo die vorbereiteten Anfragen ankommen und wann sie sie prüft. Sie braucht Zeit für Rückmeldungen und eine Vertretung bei Abwesenheit. Auch das anfragende Team muss den Ablauf kennen. Ein Agent, der ein neues Postfach überwacht, hilft wenig, wenn alle weiter an das alte schreiben.
Die folgende Vereinbarung macht die Rolle im Beispiel konkret. Gehen Sie sie mit dem Team durch, bevor Sie die Integration bauen.
| Was Sie klären müssen | Beispiel für den Einkauf |
|---|---|
| Wo kommt die Arbeit an? | Das Team schickt seine Anfrage an das vereinbarte Postfach und nennt eine Person für Rückfragen. |
| Was soll der Agent liefern? | Eine Übersicht mit Anzahl, Anforderungen, Wunschtermin und Link zur Anfrage. Fehlende Angaben sind markiert. |
| Wer prüft und entscheidet? | Eine benannte Person im Einkauf prüft die Übersicht, klärt Lücken mit dem Team und entscheidet über den Kauf. |
| Was darf der Agent nicht? | Er bestellt keine Geräte und sagt keine Liefertermine zu. |
| Wer hilft bei Problemen? | Die zuständige Person oder ihre Vertretung übernimmt die Anfrage, hält Korrekturen fest und kann den Agenten pausieren. |
Die Grafik zeigt denselben Ablauf. Fehlt zum Beispiel die Anzahl der Laptops, geht die Frage über den Einkauf zurück an das Team. Eine schön formulierte Zusammenfassung ersetzt diese Klärung nicht.
04 Geben Sie dem Agenten Zugriff auf die benötigten Systeme
Jetzt lässt sich die technische Aufgabe beschreiben: Der Agent braucht die freigegebenen Anfragen und einen Ort, an dem er seine Übersicht für den Einkauf ablegen kann. Er braucht dafür keinen Bestellzugriff. Lassen Sie die zuständigen Personen klären, welche Daten er lesen und welche Einträge er ändern darf.
Microsoft dokumentiert für Copilot und Agenten unter anderem Kontrollen für Datenzugriffe, zu weit geteilte Informationen und Protokolle. Welche davon verfügbar sind, hängt von Produkt und Lizenz ab.[S3] Prüfen Sie deshalb den tatsächlich eingesetzten Aufbau. Eine Liste von Herstellerfunktionen sagt noch nicht, welche Zugriffe in Ihrem Unternehmen freigegeben sind.
05 Testen Sie auch unvollständige Anfragen und Abwesenheiten
Probieren Sie die Rolle unter freigegebenen Bedingungen mit typischen Anfragen aus. Die Person im Einkauf prüft jede Übersicht: Sind die Angaben richtig? Fehlt etwas? Kann sie damit weiterarbeiten? Halten Sie auch fest, wie viel Zeit Prüfung und Korrektur kosten.
Testen Sie anschließend eine fehlende Stückzahl, widersprüchliche Termine, einen verweigerten Zugriff und die Abwesenheit der zuständigen Person. Solange die Rolle eingearbeitet wird, muss das Team die Anfragen weiterhin selbst bearbeiten können. Die Anleitung zur Prüfung vor dem produktiven Einsatz vertieft die technischen Tests.
Dass ein Pilot noch kein Regelbetrieb ist, zeigt eine Lünendonk-Befragung von 180 Verantwortlichen größerer DACH-Unternehmen: 66 % berichteten, dass weniger als ein Viertel ihrer bisherigen KI-Piloten produktiv wurde.[S2] Das sind Selbstauskünfte auf Unternehmensebene. Sie belegen weder eine allgemeine Misserfolgsquote noch den Erfolg unserer Methode.
06 Erweitern Sie die Rolle erst, wenn sie dem Team hilft
Entscheiden Sie am vereinbarten Prüftermin, ob der Agent die Arbeit erleichtert. Können die Beteiligten die Anfragen ohne ständige Hilfe des Projektteams bearbeiten? Steht der Nutzen in einem sinnvollen Verhältnis zur Prüfung und Nacharbeit? Erst dann lohnt sich die nächste Aufgabe oder mehr Eigenständigkeit.
Sie können den Umfang auch verkleinern oder die Rolle beenden. Unsere Antwort zum Abschalten eines Agenten hilft bei dieser Entscheidung. Für einen gemeinsamen Einstieg bringen Sie eine wiederkehrende Aufgabe, typische Eingaben und die Person mit, die das Ergebnis braucht. Im Workshop zur Hybrid Organisation (englische Angebotsseite) können wir daraus die erste Rollenbeschreibung entwickeln.
Belege und Grenzen
- Einkaufsbeispiel, Tabelle und Grafik erklären MINGs vorgeschlagene Methode. Sie zeigen keinen Kundenfall oder gemessenen Produktivitätsgewinn.
- Die Befragung liefert Kontext zur Einführung von KI, keinen Wirkungsnachweis für diesen Ablauf.
- Die Seite nennt keine allgemeingültige Einführungsdauer. Plattformzugriffe und rechtliche Anforderungen müssen für den konkreten Einsatz geklärt werden.
